Por: Loren Cruz Sandoval
“Todos tenemos tres vidas: la pública, la privada y la secreta”, le dijo Gabriel García Márquez a su biógrafo Gerald Martin. Sin embargo, en la actualidad, inclusive nuestras vidas secretas están sujetas a que aparezcan públicamente con la intermediación de las redes sociales, por lo cual siempre debemos cuidar nuestro comportamiento y proyección, tanto en horas de oficina, como en horarios familiares, sociales y privados. Al elegir como vocación el servicio de carrera al país es necesario que desarrollemos los conocimientos necesarios de etiqueta y protocolo que nos permitan participar en eventos públicos y privados de manera que siempre estemos cuidando la imagen de la superioridad, de nuestra dependencia, y de nosotros mismos. En este artículo destacaremos tres elementos fundamentales que nos ayudarán a proyectar nuestra imagen personal de manera positiva y cuidar la de nuestra institución.
¿Qué es el protocolo diplomático?
El protocolo y la etiqueta diplomática, lejos de ser prácticas de lujo y espectáculo como lo han dramatizado algunas películas, son una combinación de cortesías y de sentido común que nos ayudan a desarrollar y mantener una imagen positiva que proyecte nuestra seguridad y autoridad, sin dejar de lado la amabilidad y el respeto hacia las demás personas.[2] Son herramientas de las que se vale la diplomacia mundial para tender puentes y alcanzar objetivos por medios pacíficos.[3]
Por protocolo diplomático se entiende: un conjunto de reglas y conductas aceptables que se usan en ocasiones oficiales o ceremoniales. [4] Por otro lado, la etiqueta de esta profesión se refiere a las reglas o convenciones que generan un comportamiento educado, en entornos sociales e informales. Este conjunto de prácticas favorecen la proyección cortés, correcta y entrenada de los servidores públicos y funcionarios de carrera.
Identifique cuál es su misión en un evento
Primero, es importante que usted tenga claridad en el papel que le corresponderá asumir cuando planee realizar un evento o asistir a uno, ya que todos los participantes de un evento tienen misiones específicas, o responsabilidades. Cada escenario tendrá diferentes implicaciones para usted y para su equipo de trabajo.
En caso de ser anfitriones, usted y/o su oficina tendrán que comprometerse con el éxito del encuentro. Primero, asegúrese de que las invitaciones se han extendido de manera adecuada. Es decir, cuide que las invitaciones sean equiparables al nivel de formalidad de su evento a través de la estética de la invitación y del medio de envío. Indique qué tipo de vestimenta espera de su invitado. Señale el propósito del evento (por ejemplo, si se trata de una celebración de promoción o ascensos, condecoraciones, recibimiento del nuevo comandante o titular de unidad, celebración de retiro, etc.). Colóquese donde los invitados lo puedan ubicar fácilmente al inicio y al final del evento. También deberá aprobar el acomodo de las mesas y de sus invitados, siguiendo un orden que usted mismo deberá establecer. Finalmente, considere ofrecer un brindis al inicio del encuentro para dar la bienvenida a todos sus invitados y agradecerles su apoyo.
En cambio, si usted recibe una invitación para asistir a un evento, su papel será de invitado formal. Aquí, corresponde evaluar la invitación para aceptarla o rechazarla agradeciendo. En caso de aceptar la invitación, el día del evento usted debe entrar en su papel de invitado y saludar al anfitrión del evento, al invitado de honor y demás personas que se encuentren recibiendo a los invitados en la entrada. Vaya preparado para presentarse y asegúrese de llevar suficientes tarjetas de presentación. Recuerde que deberá tomar asiento donde se le asigne, ya que el acomodo es un elemento planeado por el anfitrión para fomentar las interacciones positivas entre los asistentes. En caso de que el anfitrión ofrezca un brindis, participe, y siempre tenga en cuenta su consumo de alcohol para evitar situaciones incómodas. Finalmente, tenga presente que su imagen y presencia positiva se reforzarán al enviar una nota de agradecimiento al anfitrión, máximo de 24 a 48 horas después del evento.
Respete la precedencia de cada invitado
En segundo lugar, debemos tener al menos una noción básica de lo que es la precedencia. Este principio es de los más importantes en el protocolo diplomático y su etiqueta, y se refiere al conjunto de prácticas que guían y establecen la prioridad, el orden y el lugar que deben ocupar los países, sus dignatarios, sus autoridades, sus símbolos patrios, y cada persona en un evento.
El respeto de la precedencia ayudará a evitar roces y a propiciar que cada invitado se sienta cómodo. Fuera del ámbito diplomático, el acomodo adecuado de nuestros invitados y la ubicación de nosotros mismos en un encuentro nos ayudará a demostrar nuestro respeto hacia los demás, particularmente cuando estamos en un evento con personas mayores, de mayor jerarquía, o de diferentes sectores.
Tome nota de que a pesar de que la precedencia de los invitados en un evento es fija, el acomodo de los invitados puede variar, ya que dependerá de elementos como: el papel que desempeñe cada invitado en el evento (tal vez algunos deberán ser oradores o presentadores), el objetivo del encuentro (podría ser un evento en honor a servidores públicos que pasarán al retiro o una ceremonia de graduación de una nueva generación, etc.), las necesidades especiales de algún invitado, o si alguien deberá partir antes del final, entre otros aspectos. Si somos invitados, es fundamental que conozcamos cuál será nuestro lugar en el evento y lo respetemos. Si somos anfitriones, después de reconocer la precedencia de nuestros invitados, debemos preguntarnos si el acomodo que hemos planeado será funcional y si podemos mejorarlo.
Su porte y comportamiento son fundamentales.
Finalmente, al asistir a un evento tenga claro que nunca volverá a tener una segunda oportunidad para crear una buena primera impresión. Estudios psicológicos han demostrado repetidamente que la comunicación de nuestra imagen toma menos de un segundo en transmitirse y que es muy difícil cambiar esa primera impresión.[5] De acuerdo con estudios de psicólogos de la Universidad de Princeton, se sabe que la generación de nuestra imagen tan solo toma algunos milisegundos y en ese corto tiempo, las otras personas determinan aspectos tan fundamentales de nuestra presencia como: nuestro nivel de competencia, nuestra integridad e inclusive si somos agresivos.[6] En general, los psicólogos coinciden en que la primera impresión es sumamente importante porque, de ser negativa, puede generar prejuicios que difícilmente se superarán. [7]
Por esto, si su invitación a un evento no especifica el tipo de vestimenta que se espera de usted, no dude en preguntarle al anfitrión cuando usted lo contacte para confirmar su asistencia. Tenga en consideración que su tipo de vestimenta va a variar dependiendo de su adscripción o localidad; del tamaño del evento; del nivel de formalidad, entre otros aspectos. Si no le queda claro el tipo de vestimenta que se espera de usted y de su acompañante (si también se le extiende la invitación para asistir), siempre opte por el lado más formal. A continuación, se anotan algunas recomendaciones generales para su vestimenta:
| Tipo de vestimenta | Funcionario de carrera en servicio | Cónyuge o acompañante |
| Formal o “formal de negocios” (en inglés le llaman Formal Business)[8] | Uniforme con corbata o equivalente para funcionarios civiles. | Mujeres: traje sastre oscuro (ya sea con falda, pantalón o vestido). Blusa de vestir. Zapatos oscuros y cerrados. Hombres: traje sastre oscuro (de dos o tres piezas), corbata y camisa neutral (blanca o azul es lo mejor). |
| Nota: Si el funcionario (militar o civil) asiste como acompañante a un evento, puede usar la vestimenta señalada en la sección de “acompañante”. Para este estilo lo más adecuado es usar un traje de color negro, gris o azul marino. En el caso de las mujeres, cuide que la falda o vestido tenga un largo adecuado (lo mejor es a la rodilla) y que no se encuentre muy ajustado. Si las mujeres usan zapatos de tacón, cuide que el tacón sea bajo. | ||
| Informal de negocios, semi-formal o casual de negocios (en inglés le llaman Business Casual)[9] | Uniforme o equivalente para funcionarios civiles. | Mujeres: blusa de vestir, camisa, o suéter de vestir con pantalón, falda formal, o vestido. Puede usar un blazer. Zapatos bajos y cerrados. Hombres: blazer con camisa y sin corbata, o camisa con corbata pero sin blazer. Pantalón (pueden ser caqui) y zapatos de vestir. |
| Nota: Este estilo también se llega a usar en ambiente de oficina, pero requiere que no use shorts, ni jeans, ni vestidos muy cortos o minifaldas. Si usa suéter, lo mejor es que sea de tejido fino y que le permita sacar el cuello de la camisa. En cuanto a los zapatos: evite los tenis y sandalias. Cuide que la falda o vestido de las mujeres tengan un largo adecuado y que no se encuentre muy ajustado. | ||
| Casual[10] | Mujeres: falda, vestido o pantalón casual o caqui. Zapatos bajos. Si usa jeans, que sean oscuros y sin rasgaduras. Hombres: camisa sin corbata, camisa tipo “Polo” o camisa de vestir estilo “golf”, pantalón de algodón o caquis, jeans oscuros y sin rasgaduras. Tenis si el código de vestir lo permite. | |
| Nota: Este estilo sólo se utiliza en contextos que no exijan una vestimenta más formal, sin embargo, aunque se llame “casual” también requiere un cuidado especial para proyectar una imagen personal profesional y positiva. |
Consideración final.
En la actualidad, las redes sociales están facilitando la obtención de fotografías y videos de nuestra vida privada. Al ser profesionistas, funcionarios públicos, e inclusive servidores de carrera, debemos cuidar que nuestra imagen siga sumando a la imagen positiva de nuestra institución y de nuestro país. Juntos, todos los miembros de una institución construimos la marca de nuestra profesión, la imagen pública de nuestra oficina, e inclusive la de nuestro país en el mundo. Ante los medios de comunicación, tanto tradicionales como las redes sociales, cada uno de nosotros es un embajador de la institución y del país que representamos.
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Referencias
Cornwell, B., & Brian Cornwell Writer. (2022, January 20). Casual wear for men – 90 masculine outfits and looks. Next Luxury. Disponible el 26 de enero de 2022 en https://nextluxury.com/mens-style-and-fashion/casual-wear-for-men/
Dobrin, Arthur. “The power of First Impressions”. Psychology Today. Disponible el 26 de enero de 2022 en https://www.psychologytoday.com/us/blog/am-i-right/201302/the-power-first-impressions
De Brett’s. 2021. Guide to Business Etiquette. L.E.G.O. Group Italy.
Elias, Norbert. (1978). History of Manners. Pantheon.
Marshall, Capricia. Protocol. The Power of Diplomacy. Harper Collins Publishers.
Norbert, Elias. (1982). The History of Manners. Pantheon.
Okten, I. O. (2018, January 31). Studying first impressions: What to consider? Association for Psychological Science – APS. Disponible el 26 de enero de 2022 en https://www.psychologicalscience.org/observer/studying-first-impressions-what-to-consider
PROTOCOL | definition in the Cambridge English Dictionary. (n.d.). Disponible el 26 de enero de 2022 en https://dictionary.cambridge.org/us/dictionary/english/protocol
Sraders, A. (2022, 7 de enero). “What is business casual?”. TheStreet. Disponible el 26 de enero de 2022 en https://www.thestreet.com/lifestyle/what-is-business-casual-14629494
Wargo, E. (2006, July 1). How many seconds to a first impression? Association for Psychological Science – APS. Disponible el 26 de enero de 2022 en https://www.psychologicalscience.org/observer/how-many-seconds-to-a-first-impression
The Washington School of Protocol, comunicación personal en clase “Personal Brand”, 22 de julio de 2021.